Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Stichting Melody Ark persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt via haar website. We zetten ons in om de privacy van ouders, verzorgers en kinderen te waarborgen en te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Welke Persoonlijke Gegevens Verzamelen We?

Melody Ark verzamelt de volgende soorten persoonlijke gegevens via haar website:

Contact- en aanmeldgegevens:

  • Naam van ouder/verzorger
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Naam van het kind
  • Geboortedatum kind

Waarom? Om contact op te nemen, het kind aan te melden voor lessen en relevante informatie te versturen.

Toestemming voor beeldmateriaal:

  • Akkoord/geen akkoord voor gebruik van foto’s of video’s waarin het kind herkenbaar in beeld is.

Waarom? Om sfeerbeelden te delen op social media of in presentaties alleen met vooraf gegeven toestemming van ouders.

Hoe Gebruiken We Jouw Gegevens?

Stichting Melody Ark gebruikt de verzamelde persoonlijke gegevens uitsluitend om haar missie op een veilige, zorgvuldige en doelgerichte manier uit te voeren.

1. Voor communicatie:

  • Je te informeren over lessen, tijden en activiteiten
  • Vragen of aanmeldingen te verwerken
  • Bevestigingen of updates te sturen via e-mail of telefoon

2. Voor aanmelding van kinderen:

  • Kinderen in te delen in geschikte lesgroepen
  • Aanwezigheid en voortgang te volgen
  • Toestemming vast te leggen voor foto- en video-opnames

3. Voor interne administratie en rapportage:

  • Om aantallen deelnemers bij te houden voor verantwoording richting fondsen
  • Om onze activiteiten te evalueren en verbeteren

4. Voor gebruik van beeldmateriaal (alleen met toestemming):

  • Sfeerfoto’s en video’s op social media, website of presentaties (alleen als ouders/verzorgers vooraf toestemming hebben gegeven)

Met Wie Delen We Jouw Gegevens?

Stichting Melody Ark behandelt alle persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg. Wij delen jouw gegevens alleen als dat echt nodig is, en alleen met partijen die ons helpen onze missie uit te voeren en nooit zonder geldige reden of toestemming.

Met wie delen wij gegevens wél (indien nodig)?

  • Interne vrijwilligers of docenten (alleen wanneer zij lesgeven aan of contact onderhouden met jouw kind, bijv. naam of aanwezigheid om groepen in te delen)
  • Subsidiegevers of fondsen (anoniem of geaggregeerd, uitsluitend in de vorm van rapportages of aantallen (bijv. "50 kinderen hebben deelgenomen"), nooit met namen of individuele gegevens)

Met wie delen wij géén gegevens?

  • Geen commerciële partijen
  • Geen andere stichtingen of organisaties zonder jouw toestemming
  • Geen openbare publicatie van namen of contactgegevens

Wanneer vragen wij toestemming?

  • Bij gebruik van: Foto’s of video’s waarop jouw kind herkenbaar in beeld is
  • Bijzondere informatie (zoals medische of sociale omstandigheden)
  • Gegevensdeling met andere hulpverleners of scholen (alleen als echt nodig)

Samengevat: We delen alleen wat nodig is, nooit meer dan dat. Altijd met zorg. Altijd met toestemming. Altijd met het kind op de eerste plaats.

Hoe Beschermen We Jouw Gegevens?

Stichting Melody Ark neemt de bescherming van persoonsgegevens zeer serieus. We doen er alles aan om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wat wij doen om jouw gegevens te beveiligen:

  • Beperkte toegang: Alleen bevoegde personen binnen het bestuur of de begeleiding van Melody Ark hebben toegang tot persoonsgegevens. Vrijwilligers krijgen alleen inzage in gegevens die zij nodig hebben voor hun rol.
  • Sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie: Bestuursleden en beheerders gebruiken veilige, unieke wachtwoorden en (waar mogelijk) tweestapsverificatie voor toegang tot mailboxen of systemen.
  • Geen opslag in de cloud zonder controle: Persoonsgegevens worden niet via onbeveiligde clouddiensten gedeeld of opgeslagen.
  • Regelmatige controle en opschoning: Persoonsgegevens worden regelmatig geüpdatet, beperkt bewaard en verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn.

Let op: Hoewel we alles doen om jouw gegevens te beschermen, is 100% veiligheid online nooit te garanderen. We vragen daarom ook van ouders/verzorgers om geen overbodige of gevoelige informatie in te sturen via openbare formulieren.

Vragen of opmerkingen?